Что такое комплаенс, для чего нужен компании

Тренд на внедрение комплаенс-контроля захватывает российские компании. Узнайте, что такое комплаенс и какое влияние он оказывает на бизнес. Разбор ключевых аспектов комплаенс-программ, их значение для регулирования законодательства и повышения доверия клиентов.

Что такое комплаенс
Комплаенс — это комплекс мер, которые применяют, чтобы снизить риски бизнеса в той или иной сфере. Эти меры направлены на то, чтобы внутренние процессы и решения компании, а также действия ее сотрудников соответствовали законодательству, требованиям контролирующих органов, локальным актам и другим документам организации.

Цель комплаенса — предотвратить нарушение обязательных требований, минимизировать риски штрафных санкций и других возможных мер ответственности, а также исключить репутационный вред.

Простой пример внедрения комплаенса — разработка мер по противодействию коррупции в организации. Например, компания принимает специальные локальные нормативные акты, организовывает проверку знаний сотрудников, назначает ответственных за антикоррупционную политику и предусматривает внутренние процедуры, в рамках которых будет оценивать риски несоблюдения законодательства. Это позволяет снизить вероятность коррупционных преступлений сотрудников и, как следствие, избежать материального и репутационного ущерба организации.

Виды комплаенса
Нормативные акты не закрепляют конкретные виды комплаенса. Их можно определить условно, с учетом той сферы деятельности компании, которую нужно контролировать.

Выше мы уже писали об антикоррупционном комплаенсе. В зависимости от специфики деятельности компании выделяют множество других его видов — экологический, финансовый, банковский, и т.д. Но наиболее распространены такие:

• Антимонопольный. Он направлен на предотвращение недобросовестной конкуренции. Например, в его рамках можно сформировать комплекс требований, которым должны соответствовать рекламные конструкции, креативы и интеграции, а также предусмотреть процедуру оценки их соблюдения.
• Налоговый. Он нацелен на то, чтобы обязанность по исчислению и уплате обязательных платежей исполняли корректно и в полном объеме. Например, в рамках такого комплаенса создают стандарты взаимодействия с налоговыми органами, процедуры выявления налоговых рисков, проверки контрагентов, и т.д.
• Кадровый. В его рамках, например, можно сформировать кодекс корпоративной этики и унифицировать процесс применения дисциплинарных взысканий, который позволит избежать претензий сотрудников и контролирующих органов, а в случае увольнения работников — их восстановления.

Комплаенс-контроль: его принципы и функции
Принципы комплаенса — это базовые начала, на которых он основывается. В частности, он должен быть:

• Добровольным. Это значит, что компания вправе самостоятельно решать, внедрять такой контроль или нет.
• Соразмерным потенциальным рискам. То есть при разработке комплаенс-процедур необходимо учитывать вероятность наступления негативных последствий для компании и их тяжесть. Исходя из этого следует определять, насколько строгими и детализированными должны быть такие процедуры.
• Эффективным и открытым. О применении комплаенс-контроля необходимо информировать персонал компании, его результаты и последствия должны быть понятными и очевидными.
• Адекватным с точки зрения потребностей компании. Не стоит вводить все возможные варианты комплаенс-контроля разом. Например, банковский комплаенс не пригодится в коммерческой организации, поэтому бессмысленно тратить ресурсы на его внедрение.
• Регулярным. Это значит, что комплаенс-контроль должен стать постоянно функционирующей системой, которая пронизывает все сферы деятельности организации.

Все принципы комплаенса складываются в его главную функцию — это регулярный контроль за бизнес-процессами компании, оценка их законности и выявление потенциальных рисков в ходе их осуществления.

Где внедряют комплаенс-контроль в России
Бизнес-термин комплаенс — это уже давно не новое слово. Крупные коммерческие организации и банки внедряют его на всех уровнях принятия решений, а для многих госорганов он является обязательным.

Например, все госорганы применяют антимонопольный комплаенс (АМК), а банки — банковский комплаенс, направленный на соблюдение требований закона № 115-ФЗ. Компании среднего и крупного сегментов организуют специальные подразделения и назначают ответственных за комплаенс сотрудников, которые взаимодействуют с бухгалтерией, юридическим, кадровым и другими департаментами.

Обязательным комплаенс может быть не только для госорганов, но и для организаций — например, антикоррупционный комплаенс, о котором писали выше (ст. 13.3 закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ). Чтобы предупредить коррупцию, все организации должны принимать следующие меры:

1. Определить подразделение или конкретное лицо, которое будет отвечать за профилактику коррупционных правонарушений.
2. Сотрудничать с правоохранительными органами.
3. Разрабатывать и внедрять стандарты, которые направлены на обеспечение добросовестной работы компании.
4. Принимать кодекс этики и служебного поведения сотрудников.
5. Предотвращать конфликты интересов.
6. Исключать вероятность формирования поддельной отчетности и документов.

Пока этот тренд не затронул малый бизнес. Это связано с малой численностью штата, небольшим объемом хозяйственных операций и относительной прозрачностью бизнес-процессов. Но постепенно ситуация меняется.

Зачем бизнесу комплаенс
Все больше компаний задумываются о внедрении комплаенс-контроля, чтобы избежать:

• утечки коммерческой информации и персональных данных;
• искажения сведений бухгалтерской и налоговой отчетности;
• вреда деловой репутации;
• проверок и штрафов контролирующих органов;
• судебных разбирательств;
• убытков.

С такими негативными последствиями может столкнуться любая компания, и малый бизнес — не исключение.

Быстро меняющееся законодательство и недобросовестность отдельных сотрудников и контрагентов — это две очевидных причины, по которым стоит предусмотреть, как минимум, базовые меры комплаенс-контроля в организации.

Как внедрить комплаенс
Чтобы организовать эффективную систему комплаенса в организации, можно придерживаться такого алгоритма.

1. Назначьте ответственного. Это может быть юрист компании или отдельный специалист. Соответствующие обязанности необходимо прописать в трудовом договоре с сотрудником и его должностной инструкции, если она есть.

2. Соберите исходную информацию. Ответственный должен погрузиться во внутренние и внешние бизнес-процессы компании, изучить особенности ее хозяйственной деятельности, поговорить с другими сотрудниками. После такого аудита нужно сформулировать риски, которые возникают в деятельности компании.

3. Изучите конкурентов. Не лишним будет верхнеуровнево проанализировать деятельность конкурентов — в этом помогут базы судебных решений, специальные реестры, новостные порталы и другие открытые источники. Так можно обнаружить пробелы в бизнес-процессах похожих компаний и добавить их в перечень рисков.

4. Оцените риски и разработайте меры по их снижению. Нужно разобраться, какие последствия повлекут выявленные риски и какова вероятность, что они наступят. Таким образом можно выявить самые опасные риски, требующие немедленного реагирования. В отношении каждого из них нужно разработать комплекс мер, которые позволят их снизить или исключить совсем.

Меры фиксируют в инструкциях и регламентах, которые будут исполнять все сотрудники компании.
На этом этапе важно помнить о принципах соразмерности и эффективности мер комплаенс-контроля: если они носят декларативный характер и не выполняются на практике, результата не будет.

Выводы
Комплаенс — это эффективный способ самоконтроля компании за своими бизнес-процессами. Создание системы комплаенса позволит не только избежать материального ущерба, но и сохранить деловую репутацию, ведь зачастую восстановить ее почти невозможно. Затраты на внедрение комплаенс-контроля окупаются не сразу, но для создания устойчивого и эффективного бизнеса он необходим.

Специалисты московской коллегии адвокатов «Петухов и партнеры» — опытные хранители вашего бизнеса. Мы поможем нивелировать правовые риски, связанные с предпринимательской деятельностью, и обеспечить надежную защиту вашей компании. Свяжитесь с нами, и мы поможем вам настроить систему комплаенс-контроля.