Письмо о погашении задолженности: образец и порядок заполнения

Повседневная деятельность любого предприятия связана с денежными обязательствами — как со своей стороны, так и со стороны контрагентов. 

Дебиторская задолженность — это деньги, которые компания должна получить от своих клиентов, покупателей подрядчиков или других контрагентов. Дебиторская задолженность считается активом, так как отражает будущие поступления денежных средств.

Кредиторская задолженность отражает обязательства самой компании перед другими организациями или лицами (поставщиками, подрядчиками, сотрудниками, налоговыми органами). Такая задолженность считается пассивом, так как представляет собой будущие выплаты из бюджета предприятия. 

Предприятию экономически выгодны оба вида задолженности. 

Письмо с требованием о погашении задолженности — это официальный способ напомнить второй стороне о наличии просроченного обязательства. Оно выполняет сразу несколько функций:

• Фиксирует факт претензии — компания обращается к контрагенту с официальным требованием. Если дело дойдет до обращения в суд, то у компании на руках будет подтверждение деловой переписки.

• Нередко помогает разрешить ситуацию мирным путем без обращения в суд.

• Выполняет функцию корректного напоминания о погашении дебиторки, особенно если должник действительно забыл о сроках оплаты.

• Позволяет установить четкие временные рамки для погашения дебиторки и предупредить о возможных последствиях (например, начисление неустойки, передача дела в суд).

Письмо с требованием об оплате предотвращает возможные недоразумения и юридические конфликты, а также демонстрирует деловую порядочность компании.

Письмо с требованием об оплате направляется контрагенту после истечения срока оплаты. Например, когда по договору покупатель должен был рассчитаться за товар в течение 10 дней, но не сделал этого. 

Отправить письмо можно по электронной почте, но лучше — заказным письмом по Почте России с уведомление у вручении. Комбинировать эти способы тоже можно — сначала отправить письмо на email должника, а затем бумажный вариант по почте.

Письмо с требованием можно отправить контрагенту несколько раз до обращения в суд. Конкретного количества писем законом не установлено — на практике можно отправить несколько писем.

1. В первом письме напомнить о приближении срока оплаты.

2. Во втором — деликатно указать на нарушения условий договора и законодательных норм. Второе письмо пишется через 30 дней, если контрагент не отреагировал с первого раза.

3. В третьем — уведомить о том, что компания вынуждена подать иск в суд.

В требовании письма нужно указать номер договора, сумму долга, сроки оплаты, суть претензии и последствия для контрагента в случае неисполнения им обязательств.

При составлении претензии придерживайтесь общепринятых норм и не отходите от правил деловой переписки:

• В «шапке» письма заполните разделы «Кому» и «От кого» — наименования организаций, ИНН, юридические адреса и контактные данные обеих сторон.

• В основной части письма укажите номер и дату договора, на основании которого возникла дебиторская задолженность, а также номер счета, акта или другого подтверждающего документа.

• Укажите сумму долга, срок просрочки, при необходимости — расчет неустойки, процентов или штрафов (в соответствии с договором или законодательством).

• Установите конкретный срок для добровольного исполнения обязательств, например: «в течение 5 рабочих дней с момента получения письма».

• Предупредите о возможных мерах: передаче дела в суд, начислении неустойки, приостановке поставок, передаче долга третьей стороне.

Оформите письмо с требованием об оплате на официальном бланке со штампом компании. Если такой формы нет — то на обычном листе А4 с подписью руководителя. В конце письма поставьте дату и печать (при наличии).

См. Образец письма о погашении задолженности.

Контрагент обязан исполнить требование письма-претензии в течение семи дней с даты его получения, если срок рассмотрения письма не был прописан в договоре (ч. 2 ст. 314 ГК).

Стороны вправе установить срок рассмотрения письма в договоре заранее. При этом следует устанавливать разумные сроки и придерживаться сложившейся деловой практики. Как правило, стандартным считается срок рассмотрения — от 10 до 30 дней с даты получения претензии. 

Если контрагент не ответил в течение отведенного времени (не перевел деньги на счет, не исполнил обязательства), то письмо считается рассмотренным. У компании есть право обратиться с иском в суд.

Гарантийное письмо подтверждает намерение компании погасить долг и выступает в роли деликатной просьбы об отсрочке оплаты. Письмо служит доказательством в суде и может быть рассмотрено как признание долга.

Гарантийное письмо применяется, когда:

• должник признает факт задолженности, но не может погасить ее немедленно;

• стороны хотят сохранить партнерские отношения и избежать судебного конфликта;

• необходимо зафиксировать новые сроки погашения задолженности;

• кредитору нужно подтверждение намерений в письменной форме для отчетности или внутреннего контроля.

Иногда письмо необходимо, чтобы согласовать иную форму гашения обязательств. Например, не деньгами, как указано в договоре, а товарами или услугами.

При составлении гарантийного письма придерживайтесь следующих правил:

• В «шапке» документа укажите данные кредитора и компании-должника — наименования организаций, ИНН, ОГРН, юридические адреса, контакты.

• Укажите, по какому договору, заказу или иному документу образовалась задолженность. Например: «По договору поставки № 123 от 10.03.2025 года…».

• Признайте факт наличия долга. Пропишите, что допустили просрочку и задолженность еще не погашена.  

• Установите точную дату или срок для оплаты задолженности.

Оформите письмо на официальном бланке со штампом компании. Если такой формы нет — то на обычном листе А4 с подписью руководителя. В конце письма поставьте дату и печать (при наличии). 

См. Образец гарантийного письма об оплате задолженности.

Гарантийное письмо не создает новые обязательства — оно подтверждает и дополняет уже существующие на основании договора, счета, акта:

• подтверждает факт наличия задолженности;

• задает новую точку для отсчета срока исковой давности или расчета неустойки;

• дополняет обязательства должника;

• определяет момент или условие прекращения обязательства.

Размытые или двусмысленные фразы, например: «планируем погасить долг», «намерены рассмотреть возможность оплаты» не считаются признанием долга и не несут юридической силы. 

Юридическую значимость имеют письма, которые подписаны лицом, имеющим право действовать от имени компании — как правило, это генеральный директор или иное лицо по доверенности.

Рассмотрим основные способы доставки письма, их особенности и преимущества.

1. Вручить лично. Подготовьте второй экземпляр, на котором получатель поставит дату, подпись и печать — это доказательство, что письмо вручено. 

2. Отправить обычным письмом по почте. Подходит для неформального уведомления или первичного напоминания о погашении задолженности. В случае спора не получится подтвердить факт отправки и получения.

3. Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении. Сохраните квитанцию об оплате.

4. Отправить ценным письмом с описью вложения. Подходит для ситуаций с высоким риском конфликта. Сохраните квитанцию об оплате.

5. Курьером или курьерской службой. Отправитель подписывает документ об отправке, а получатель — документ о вручении. При необходимости легко будет подтвердить факт передачи письма. 

В идеале рекомендуется использовать такие способы, которые оставляют подтверждение факта отправки и получения, особенно в случае потенциального обращения в суд.

1. Задолженность бывает двух видов — дебиторская и кредиторская. В первом случае компания ждет оплату от контрагентов, во втором — компания должна контрагентам.

2. Письмо с требованием о погашении задолженности — это обращение к должнику. В нем компания указывает на факт просрочки и предлагает погасить долг в конкретный срок, чтобы не доводить дело до суда.

3. Гарантийное письмо — это обращение к контрагенту с просьбой продлить сроки оплаты или изменить форму исполнения обязательств. 

4. Передать письмо о погашении задолженности можно в бумажной или электронной форме — вручить лично, по Почте России, курьером или в сервисе ЭДО. Важно сохранить подтверждение отправки и получения — подпись руководителя на обоих экземплярах, квитанцию об оплате, уведомление о вручении, подписанный документ в сервисе ЭДО.

Московская коллегия адвокатов «Петухов и партнеры» оказывает квалифицированную юридическую помощь. В команде работают адвокаты с многолетним опытом работы в правоохранительных органах. Наши услуги — комплексная защита бизнеса, сопровождение на разных стадиях уголовных дел экономической, налоговой и иных направленностей. Если остались вопросы — ждем вас на консультации.

Читайте также:

• Федеральная антимонопольная служба (ФАС): функции и полномочия.

• Как подать апелляционную жалобу и обжаловать решение суда.

• Принудительное взыскание налогов и сборов с организаций и ИП: меры и порядок.